Checklist: je eigen zorgteam organiseren

• Kies een vast aanspreekpunt. Spreek af wie vragen van zorgverleners verzamelt en wie die taak overneemt bij afwezigheid.
• Verdeel het beheer. Bepaal wie het rooster bijwerkt, zorgafspraken beheert en gewerkte uren controleert.
• Stem toegang af. Geef ieder teamlid een eigen account met de rol die bij de taak past. Werk de toegang bij wanneer iemand stopt.

• Noteer begin- en eindtijden. Maak ook bij nachtdiensten duidelijk op welke dag de dienst eindigt.
• Bespreek open diensten en vervanging. Bepaal wie een vervanger zoekt en hoe je bevestigt dat de dienst is overgenomen.
• Spreek af waar de actuele planning staat. Laat wijzigingen door de verantwoordelijke verwerken en bevestig een lastminuteverandering rechtstreeks.

• Geef vaste zorgafspraken één plek. Bepaal wie deze afspraken bijwerkt en wanneer het team een wijziging bespreekt.
• Kies een vast rapportagemoment. Spreek af wat de volgende zorgverlener moet kunnen teruglezen en wanneer de rapportage klaar is.
• Leg de route voor dringende zaken vast. Bepaal wie direct gebeld wordt volgens jullie bestaande zorgafspraken; vertrouw daarvoor niet alleen op een geschreven rapportage.

• Spreek een inlevermoment voor uren af. Laat werkelijk gewerkte uren registreren en bepaal wie afwijkingen met de planning bespreekt.
• Loop samen een dienst door. Oefen het rooster bekijken, de afspraken terugvinden en een rapportage en urenregistratie maken.
• Plan een eerste evaluatie. Bespreek na twee weken wat werkt, waar informatie ontbreekt en welke teamafspraken je aanpast.

In ZorgRondom kun je het rooster, zorgplan, rapportages en urenregistratie rondom één zorgvrager bij elkaar houden. De checklist helpt om met het team af te spreken hoe jullie die onderdelen gebruiken.

Deze checklist gaat over de dagelijkse samenwerking. Voor de voorwaarden en aanvraag van een Wlz-pgb vind je algemene uitleg bij Regelhulp van het ministerie van VWS.

Samengesteld door ZorgRondom Software · Bijgewerkt op 17 oktober 2026.