Planning voor budgethouders en familie
Een overzichtelijk rooster voor je pgb-zorgteam
Wie komt er morgen, wie neemt de nachtdienst over en welke plek moet nog worden ingevuld? Houd de planning voor je eigen zorgteam op één vaste plek, ook als er iets verandert.
Begin met de zorgmomenten
Maak eerst zichtbaar wanneer er iemand nodig is.
Als budgethouder of familielid stem je de beschikbaarheid van verschillende zorgverleners af op de zorg die nodig is. Een duidelijk rooster begint met vaste begin- en eindtijden, voordat je alle namen invult.
- Plan de diensten.Leg de benodigde dag-, avond- en nachtdiensten vast, inclusief een eindtijd op de volgende dag als een dienst over middernacht loopt.
- Koppel beschikbare zorgverleners.Bekijk wie de dienst kan uitvoeren en houd rekening met verlof en andere diensten.
- Maak open plekken zichtbaar.Houd een dienst die nog niet is ingevuld als open dienst bij, zodat duidelijk blijft waar vervanging nodig is.
In ZorgRondom komen diensten, open diensten en verlof samen in het rooster. Bij het plannen controleert de software op overlappende diensten en verlof.
Als de planning verandert
Een vaste werkwijze helpt bij ziekte, vakantie of een wisseling.
Spreek af wie wijzigingen in het rooster verwerkt. Laat het team na een wijziging opnieuw naar de actuele planning kijken en bevestig een lastminutevervanging ook rechtstreeks met de betrokken zorgverlener.
Een nachtdienst overnemen
De vaste zorgverlener kan de dienst van vrijdag 22.00 tot zaterdag 07.00 niet uitvoeren. Controleer de volledige periode bij het zoeken naar vervanging: ook een andere dienst of verlof op zaterdag kan in de weg zitten. Werk daarna de toewijzing bij en spreek de overdracht af.
Bij een grotendeels terugkerend rooster kun je in Pro een planning één tot acht weken vooruit herhalen. Controleer de nieuwe periode vervolgens op afwijkingen, zoals vakanties of extra zorgmomenten.
Houd planning en gewerkte uren uit elkaar
Wat gepland was, is niet altijd precies wat er is gewerkt.
Een dienst kan uitlopen of eerder eindigen. Laat de zorgverlener daarom de werkelijk gewerkte uren indienen. De verantwoordelijke kan die uren daarna controleren en goedkeuren in ZorgRondom.
Zo houd je zicht op de uitvoering naast de planning. Met Pro kun je ook geplande en geregistreerde uren van het team vergelijken. Dat helpt om afwijkingen met elkaar te bespreken.
Maak bij het starten drie afspraken: wie het rooster bijwerkt, wanneer teamleden wijzigingen controleren en wanneer gewerkte uren worden ingediend.
Voorbeeld van een weekrooster
Een eenvoudig voorbeeld met fictieve namen, tijden en diensten.
In dit voorbeeld plant een familie twee ondersteuningsmomenten per dag. De tijden laten alleen zien hoe je een rooster overzichtelijk maakt; jullie eigen planning volgt de ondersteuning die nodig en afgesproken is.
| Dag | Ochtend 08.00–12.00 | Avond 18.00–22.00 |
|---|---|---|
| Maandag | Noor | Sam |
| Dinsdag | Robin | Noor |
| Woensdag | Sam | Robin |
| Donderdag | Noor | Sam |
| Vrijdag | Robin | Open dienst |
| Zaterdag | Sam | Noor |
| Zondag | Robin | Sam |
De roosterbeheerder zoekt voor vrijdagavond een beschikbare vervanger. Zodra iemand heeft bevestigd, werkt die de planning bij en spreekt af wie de overdracht verzorgt. Na de dienst dient de zorgverlener de werkelijk gewerkte uren in.
Download dit fictieve voorbeeldweekrooster (CSV).
Wil je dit voorbeeld gebruiken? Noteer eerst jullie eigen zorgmomenten, voeg namen toe na afstemming en controleer vervolgens de open diensten en verlof. Loop ook de checklist voor je zorgteam door voor afspraken over vervanging en bereikbaarheid.
Past ZorgRondom bij jullie zorgteam?
Bekijk de functies en kies het abonnement voor jullie zorgsituatie.