Verwerkersovereenkomst ZorgRondom

1. Partijen en feitelijke rollen

Deze overeenkomst wordt gesloten tussen de in de orderbevestiging geïdentificeerde klant als verwerkingsverantwoordelijke, voor zover deze dat volgens de AVG is, en Van Zoest Service als verwerker. De feitelijke doelen en middelen bepalen de rollen. Voor particulier of huishoudelijk gebruik wordt de toepasselijkheid afzonderlijk vastgesteld; een contractlabel bepaalt dit niet. Eigen facturatie- en contactverwerkingen worden beschreven in de privacyverklaring. Beveiliging van portaalgegevens in opdracht blijft onder deze overeenkomst vallen.

2. Onderwerp, aard, doel en duur

De verwerking omvat het ontvangen, opslaan, structureren, raadplegen, wijzigen, beveiligen, back-uppen, exporteren en verwijderen van persoonsgegevens om het bestelde zorgportaal te leveren en te ondersteunen. Zij omvat ook de expliciet ingeschakelde Connect-koppelingen voor het ophalen van de eigen diensten en uren en het indienen van uren in het betreffende bronportaal. Connect bewaart geen centrale databasekopie van roosters of uren, maar verwerkt wel de noodzakelijke account-, koppel- en opdrachtgegevens. De verwerking in opdracht duurt vanaf ingebruikname tot aantoonbare teruggave of verwijdering van alle kopieën. Categorieën betrokkenen zijn de zorgvrager, vertegenwoordigers, mantelzorgers, zorgverleners, portaalbeheerders en overige bevoegde gebruikers. Gegevens kunnen bestaan uit identificatie- en contactgegevens, account- en rolgegevens, rapportages, zorgplannen, gezondheidsgegevens, planning, uren, bijlagen en noodzakelijke technische logs. Bij support worden uitsluitend noodzakelijke portaalgegevens in opdracht verwerkt. De verwerking voor eigen klantadministratie, facturatie en zelfstandig accountbeheer wordt afzonderlijk beschreven in de privacyverklaring; de feitelijke verwerking bepaalt de rol. BSN en andere wettelijk beperkte gegevens worden alleen verwerkt als dit afzonderlijk is overeengekomen en toegestaan.

3. Instructies en rechtmatigheid

Verwerking gebeurt uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder deze overeenkomst, en niet voor eigen doeleinden. De klant bepaalt rechtmatigheid, noodzakelijkheid, informatie aan betrokkenen, bewaartermijnen en bevoegdheden; voor gezondheidsgegevens zijn zowel een AVG-grondslag als een toepasselijke uitzondering vereist. Van Zoest Service informeert de klant onmiddellijk als een instructie volgens haar in strijd is met gegevensbeschermingsrecht en pauzeert de betwiste handeling waar nodig. Als wetgeving verwerking verplicht, informeert zij de klant vooraf, tenzij de wet dat om gewichtige redenen verbiedt.

4. Geheimhouding en beveiliging

Personen met toegang zijn gebonden aan geheimhouding en krijgen uitsluitend noodzakelijke toegang. De beveiligingsbijlage is onderdeel van deze overeenkomst. Van Zoest Service neemt passende maatregelen volgens artikel 32 AVG, beoordeelt hun effectiviteit en vermindert het overeengekomen niveau niet zonder voorafgaande beoordeling en een gelijkwaardige bescherming. De klant blijft verantwoordelijk voor eigen apparaten, autorisaties en zorgvuldig gebruik; dit vermindert de eigen plichten van de verwerker niet.

5. Subverwerkers

Voor OVH geldt specifieke schriftelijke toestemming pas wanneer de juridische contractentiteit, diensten, verwerking en locaties in de overeengekomen leveranciersbijlage zijn geïdentificeerd. Voor overige subverwerkers is eveneens voorafgaande schriftelijke toestemming nodig; algemene toestemming kan alleen gelden voor een vooraf verstrekte concrete lijst. Een nieuwe of vervangende subverwerker wordt minimaal 30 dagen vóór inzet aangekondigd. De klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken op gronden van gegevensbescherming. Partijen zoeken een oplossing; zonder oplossing wordt de betwiste verwerking niet uitbesteed en kan de getroffen dienst kosteloos eindigen. Dezelfde gegevensbeschermingsplichten worden opgelegd. Van Zoest Service blijft verantwoordelijk voor nakoming door subverwerkers.

Verwerkersovereenkomst

6. Internationale verwerking

De servicebijlage vermeldt opslag, back-ups, support- en beheerlocaties. Doorgifte buiten de EER, inclusief toegang vanuit een derde land, gebeurt uitsluitend op gedocumenteerde instructie en met een geldig mechanisme onder hoofdstuk V AVG. Waar nodig worden doorgifterisico’s beoordeeld en aanvullende maatregelen genomen. De klant ontvangt relevante informatie en een kopie of toegankelijke weergave van de waarborgen. Een voorkeur voor EER-opslag alleen volstaat niet als waarborg. De bekende primaire hostinglocatie is OVH, Frankfurt, Duitsland. Externe versleutelde back-ups staan bij Hetzner Storage Box in Falkenstein, Duitsland; aanvullende lokale herstelkopieën kunnen op de beheerhost aanwezig zijn. De juridische contractentiteiten en beheer- en supporttoegangslanden worden in de overeengekomen leveranciersbijlage vastgelegd en bij wijzigingen bijgewerkt. Bekende opslaglocaties bewijzen niet dat alle leveranciersverwerking binnen de EER plaatsvindt.

7. Hulp en contact

Van Zoest Service ondersteunt, rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie, verzoeken van betrokkenen en naleving van AVG-artikelen 32 tot en met 36, waaronder beveiliging, datalekmeldingen, DPIA en voorafgaande raadpleging. Een rechtstreeks ontvangen portaalverzoek wordt onverwijld aan de verantwoordelijke doorgegeven; de verwerker handelt niet zelfstandig inhoudelijk zonder instructie, tenzij de wet anders vereist. Partijen leggen bevoegde contactpersonen en een incidentkanaal vast. Eventuele kosten voor uitzonderlijk aanvullend werk worden vooraf besproken en mogen wettelijke medewerking niet verhinderen.

8. Datalekken

De melding, inhoud en voortgang volgen artikel 7 van de beveiligingsbijlage. Van Zoest Service ondersteunt onderzoek, schadebeperking, communicatie en bewaring van bewijs en houdt een incidentregister bij. De klant bepaalt welke meldingen hij als verantwoordelijke moet doen. De verwerker verricht eigen wettelijke meldingen wanneer een zelfstandige verplichting daartoe bestaat en stemt waar toegestaan af.

9. Audit en informatie

Van Zoest Service stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om nakoming van artikel 28 AVG aan te tonen en maakt audits, inclusief inspecties door de klant of een gemachtigde auditor, mogelijk en werkt eraan mee. Planning, beveiligde inzage en geheimhouding beschermen andere klanten en bedrijfsinformatie, maar sluiten noodzakelijk toezicht niet uit. Bij een ernstig incident of concreet vermoeden van niet-naleving wordt zonder onnodige vertraging medewerking verleend. Certificaten kunnen als bewijs dienen, maar vervangen dit auditrecht niet.

10. Teruggave, verwijdering en back-ups

Bij einde kiest de klant teruggave en daaropvolgende verwijdering, of directe verwijdering. De exporttermijn van 30 dagen is een standaardmogelijkheid; zij beperkt een eerdere geldige instructie niet. Actieve gegevens worden uiterlijk binnen 60 dagen na einde verwijderd en back-upkopieën uiterlijk binnen 90 dagen. Tijdens die periode worden zij afgeschermd en uitsluitend gebruikt voor noodzakelijk herstel; na herstel wordt de verwijderingsinstructie opnieuw toegepast. Alleen een concrete wettelijke bewaarplicht rechtvaardigt langer bewaren als verwerker. Van Zoest Service vermeldt dan rechtsgrond, categorieën en duur en houdt de gegevens afgeschermd. Op verzoek wordt uitvoering van verwijdering bevestigd. Een tijdig exportverzoek wordt afgerond voordat de betreffende actieve gegevens worden verwijderd. Verlopen gegevens in back-ups worden niet opnieuw voor normaal gebruik beschikbaar gemaakt. De 90-dagentermijn is een contractuele uiterste grens na einde, geen wettelijke maximumtermijn en geen toestemming om iedere back-up tijdens de dienst 90 dagen te bewaren.

11. Verantwoordelijkheden na einde

De klant regelt zijn eigen toepasselijke zorgdossier- en administratieve bewaarplichten en ontvangt tijdig een export. Er geldt geen automatische twintigjarige bewaarplicht voor ieder portaal. Geheimhouding, beveiliging, assistentie en audit gelden zolang Van Zoest Service nog gegevens in opdracht verwerkt. Dwingende AVG-verplichtingen en rechten van betrokkenen gaan voor op iedere contractuele beperking. Medische dossiers onder de WGBO kennen in beginsel een minimumtermijn van twintig jaar vanaf de laatste wijziging en soms langere bewaring. Deze plicht berust op de verantwoordelijke zorgverlener; bij beëindiging wordt tijdig naar een passende bewaarvoorziening overgedragen. Portaalgegevens zijn niet automatisch een WGBO-dossier.

Beveiligingsbijlage

1. Reikwijdte en normverplichting

Van Zoest Service richt het informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) voor de ontwikkeling, levering, hosting, het beheer en de ondersteuning van ZorgRondom in volgens NEN 7510-1:2024 en ISO/IEC 27001:2022 inclusief Amd 1:2024. De toepasselijke beheersmaatregelen uit NEN 7510-2:2024+A1:2026 en ISO/IEC 27001 Annex A worden op basis van risico en wettelijke eisen vastgesteld en onderhouden. Uitsluitingen worden gemotiveerd in de Verklaring van Toepasselijkheid en mogen verplichte zorg- en privacywaarborgen niet uithollen. Een certificering wordt uitsluitend geclaimd met een geldig certificaat dat deze scope dekt.

2. Bestuur en risicobeheer

De directie wijst een verantwoordelijke voor informatiebeveiliging aan, stelt beleid, doelen, middelen en verantwoordelijkheden vast en onderhoudt een register van informatie, systemen, afhankelijkheden en risico-eigenaren. Minimaal jaarlijks en bij wezenlijke wijzigingen worden risicoanalyse en behandelplan bijgewerkt, inclusief risico voor vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en gevolgen voor zorgcontinuïteit. Resterende risico’s worden aantoonbaar door de bevoegde risico-eigenaar beoordeeld. Organisatiecontext, belanghebbenden en de relevantie van klimaatverandering worden meegenomen.

3. Personen en toegang

Toegang volgt het beginsel van minimaal noodzakelijke bevoegdheden, persoonlijke accounts en passende functiescheiding. Beheeraccounts worden gescheiden van dagelijks gebruik. MFA is verplicht voor gebruikers en beheerders. Indiensttreding, rolwijziging en uitdiensttreding kennen een aantoonbaar autorisatieproces; vervallen toegang wordt onverwijld ingetrokken. Bevoegdheden worden periodiek gecontroleerd. Medewerkers en leveranciers zijn gebonden aan geheimhouding, krijgen passende bewustwordingstraining en worden risicogebaseerd beoordeeld. Tijdelijke supporttoegang wordt goedgekeurd, begrensd en gelogd. Ook directie en management krijgen periodieke informatiebeveiligingstraining en oefenen hun verantwoordelijkheden bij incidenten.

4. Gegevens en techniek

Gezondheidsgegevens worden als zeer vertrouwelijk geclassificeerd. Van Zoest Service beschermt overdracht met actuele TLS en opslag, exports en back-ups met passende versleuteling op basis van risico. Sleutels en geheimen worden gescheiden beheerd en alleen toegankelijk voor bevoegden, met procedures voor vervanging en herstel. Klantomgevingen worden logisch gescheiden. Apparaten, beheerverbindingen, netwerken en hostinglocaties krijgen passende toegangs- en fysieke beveiliging. Gegevens worden beperkt tot wat nodig is; productiegegevens worden niet zonder geldige instructie en passende bescherming gebruikt in testomgevingen.

5. Veilige ontwikkeling en wijzigingen

Ontwikkeling, testen en productie worden gescheiden. Wijzigingen krijgen risicobeoordeling, toetsing, bevoegde goedkeuring en een herstelmogelijkheid. Afhankelijkheden en kwetsbaarheden worden geïnventariseerd; kritieke bevindingen worden met spoed beoordeeld en gemitigeerd binnen een risicogebaseerd vastgestelde termijn. Beveiligingscontroles worden periodiek en bij belangrijke wijzigingen uitgevoerd. Bevindingen, afwijkingen en corrigerende maatregelen worden geregistreerd en gevolgd.

Beveiligingsbijlage

6. Logging en monitoring

Beveiligingsrelevante toegang en wijzigingen worden controleerbaar vastgelegd met gebruiker, gebeurtenis, object en betrouwbaar tijdstip, zonder onnodige zorginhoud of geheimen in logs. Logs worden tegen ongeoorloofde toegang en wijziging beschermd en risicogebaseerd gecontroleerd. Een vastgelegde bewaartermijn voorkomt onbegrensde opslag. Als de toepasselijke zorgcontext NEN 7512 of NEN 7513 vereist, worden de aanvullende eisen voor gegevensuitwisseling en logging afzonderlijk vastgesteld en uitgevoerd; naleving daarvan wordt niet uit deze bijlage afgeleid. Technische infrastructuurlogs worden onderscheiden van wettelijke zorgtoegangslogs. Een bewaartermijn voor eigen technische logs wordt niet toegepast op zorglogging waarvoor een andere toepasselijke bewaartermijn geldt.

7. Incidenten en datalekken

Van Zoest Service onderhoudt een incidentproces met contactpersonen, beoordeling, escalatie, bewaring van bewijs, herstel en evaluatie. Een inbreuk in verband met portaalpersoonsgegevens wordt zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur nadat zij bekend is geworden aan de aangewezen klantcontactpersoon gemeld. Deze contractuele uiterste termijn vervangt de AVG-eis tot onverwijlde voortgang niet. Onvolledige informatie vertraagt de eerste melding niet. De melding bevat bekende feiten, aard, betrokken gegevens en personen, gevolgen, maatregelen en contactpunt; aanvullingen volgen zodra beschikbaar. De verantwoordelijke beoordeelt meldingen aan AP en betrokkenen; Van Zoest Service levert tijdig ondersteuning. De AVG-termijn van 72 uur voor de verantwoordelijke is geen uitsteltermijn voor de verwerker. Ook een ernstig beveiligingsincident dat integriteit, beschikbaarheid of zorgcontinuïteit raakt wordt zonder onredelijke vertraging gemeld, ook als nog geen datalek is vastgesteld. De wettelijke en overeengekomen meldplichten gelden ongeacht kantooruren. Bij uitval van e-mail of portaal wordt telefonisch gemeld via het afgesproken uitwijkkanaal. Dit kanaal wordt periodiek getest.

8. Continuïteit en herstel

Van Zoest Service onderhoudt een continuïteits- en herstelplan op basis van een impactanalyse. Back-ups worden automatisch gemaakt, beveiligd en voldoende van productie gescheiden. Herstel wordt minimaal jaarlijks en na belangrijke wijzigingen getest. Voor ingebruikname worden maximale acceptabele uitval, hersteldoel (RTO), maximaal gegevensverlies (RPO), back-upfrequentie en bewaartermijnen schriftelijk vastgelegd en afgestemd op de zorgcontext. Er wordt geen niet-gevalideerde 24/7- of nulverliesgarantie gegeven. Uitval wordt tijdig gecommuniceerd met gevolgen en voortgang; de klant onderhoudt zijn zorgnoodprocedure.

9. Leveranciers en keten

Leveranciers worden vóór inzet beoordeeld op beveiliging, privacy, continuïteit, locatie en toegang. Relevante verplichtingen worden contractueel doorgelegd en periodiek gecontroleerd. Ook beheer op afstand en toegang vanuit andere landen worden in kaart gebracht. Subverwerkers en doorgiften volgen de verwerkersovereenkomst. Beëindiging van een leverancier omvat veilige teruggave, intrekking van toegang en verwijdering.

10. Controle, verbetering en bewijs

Minimaal jaarlijks vinden een interne audit en directiebeoordeling plaats met opvolging van afwijkingen. De klant krijgt op redelijk verzoek passende informatie over scope, beleid, risicoaanpak, toepasselijke maatregelen, test- en audituitkomsten en openstaande herstelacties. Vertrouwelijkheid kan de wijze van inzage bepalen, maar blokkeert wettelijke auditrechten niet. Certificaatnummer, normeditie, scope, geldigheid en certificerende instelling worden uitsluitend verstrekt als deze aantoonbaar juist zijn. Nieuwe normedities worden op impact beoordeeld; noodzakelijke overgangsmaatregelen worden afgesproken en mogen wettelijke eisen niet uitstellen.

Service- en bewaartermijnafspraken

1. Inbegrepen dienstverlening en bereikbaarheid

Reguliere support en incidentbereikbaarheid tijdens de overeengekomen kantooruren zijn inbegrepen in het abonnement. Algemene contactgegevens: support@mijnzorgrondom.nl en +31 (0)85 060 6740; aanvragen: sales@mijnzorgrondom.nl. De precieze kantoordagen, tijden en feestdagenregeling worden in de orderbevestiging vastgelegd. Er wordt geen automatisch 24/7-supportabonnement aangenomen.

2. Buiten kantooruren

De ICT Ede-storingsdienst is bereikbaar via +31 (0)85 060 6741. De op https://www.ictede.com/247.html vermelde tarieven, gecontroleerd op 9 oktober 2026, zijn: hulp op afstand EUR 65 per uur plus EUR 30 starttarief, exclusief btw; hulp op locatie EUR 125 per uur plus EUR 60 voorrijkosten, exclusief btw. Bij 21% btw zijn consumentenprijzen respectievelijk EUR 78,65 en EUR 36,30, en EUR 151,25 en EUR 72,60. Vóór betaald werk worden toepasselijke prijs, berekeningswijze en eventuele extra kosten bevestigd. De websiteverwijzing geeft geen onbeperkt recht op tariefwijziging van een reeds aanvaarde opdracht.

3. Incidentmeldingen en kosten

Meldingen via de afgesproken incidentkanalen kunnen ook buiten kantooruren worden gedaan. De overeengekomen en wettelijke meld- en beveiligingsplichten worden niet uitgesteld tot kantooruren. Noodzakelijke melding en herstel van een toerekenbaar gebrek vallen onder de eigen verplichtingen van Van Zoest Service. Kosten voor aanvullende hulp aan klantapparaten of andere niet-inbegrepen werkzaamheden vereisen voorafgaande instemming. Persoonsgegevens worden niet gedeeld via ongeschikte of onnodig brede communicatiekanalen.

4. Bewaarbeleid en wettelijke termijnen

Voor persoonsgegevens bestaat geen algemeen wettelijk maximum. Iedere categorie krijgt een doel, grondslag en noodzakelijke termijn. Fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar vanaf het moment waarop de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen; bijzondere wettelijke regelingen kunnen tien jaar vereisen. WGBO-medische dossiers: in beginsel minimaal twintig jaar vanaf de laatste wijziging, soms langer. Deze categorieën worden afzonderlijk gehouden van herstelkopieën, gewone supportberichten en technische logs. Zorglogging volgt de toepasselijke wetgeving en NEN 7513; de precieze termijn wordt voor de zorgcontext vastgesteld.

5. Contractuele verwijderingsgrenzen

Na einde: export aanvragen tot 30 dagen; tijdige export uitvoeren binnen 14 dagen na verzoek; actieve portaalgegevens uiterlijk binnen 60 dagen verwijderen na veilige teruggave; resterende herstelkopieën uiterlijk binnen 90 dagen verwijderen. Van Zoest Service zorgt voor uitvoering en aantoonbaarheid van deze afspraken. De verantwoordelijke kan eerdere rechtmatige verwijdering instrueren. Een noodzakelijke wettelijke bewaarplicht wordt met rechtsgrond, categorie en duur vastgelegd. Operationele back-uprotatie tijdens de dienst wordt afzonderlijk op risico en herstelbehoefte bepaald.

Leveranciers- en servicebijlage

Invulling vóór ingebruikname

Klant / verantwoordelijke: ........................................
Bevoegde klantcontactpersoon en incidentkanaal: ........................................
Bevoegde leveranciercontactpersoon: ........................................
Kantoordagen / tijden / feestdagen: ........................................
Uitwijkkanaal bij uitval: telefoon +31 (0)85 060 6741; klantnummer: ........................................

Hosting en back-ups

Primaire hosting: OVH, Frankfurt, Duitsland (locatie bevestigd door eigenaar). Dienst: hosting van de beheerde ZorgRondom-applicaties en bijbehorende gegevens; lokale herstelkopieën kunnen op de beheerhost aanwezig zijn.
Externe back-ups: Hetzner Storage Box, Falkenstein, Duitsland (locatie bevestigd door eigenaar). Dienst: opslag van versleutelde herstelkopieën van de beheerde omgeving, inclusief databases en noodzakelijke configuratie.
Juridische contractentiteit per leverancier: door leverancier en klant vast te leggen aan de hand van de geldende contracten.
Beheer- en supporttoegang / landen: te verifiëren aan leveranciersafspraken.
Doorgiftemechanisme indien van toepassing: vast te leggen na beoordeling van de feitelijke verwerking.
Gegevenscategorieën: noodzakelijke portaalgegevens en beveiligde herstelkopieën, begrensd volgens de opdracht.
Schriftelijke goedkeuring klant en datum: ........................................

Overige subverwerkers

Microsoft 365 / Microsoft Graph wordt gebruikt voor centrale supportmail en supporttickets. Moneybird wordt gebruikt voor klantadministratie, abonnementen, facturatie en synchronisatie van noodzakelijke naam-, adres- en contactgegevens. Per verwerking wordt bepaald of de leverancier voor eigen verwerkingen van Van Zoest Service optreedt of als subverwerker voor gegevens in opdracht van de klant. Voor zover sprake is van een subverwerker, gelden artikel 5 van de verwerkersovereenkomst en de voorafgaande schriftelijke toestemming. Leg vóór inzet de juridische contractentiteit, dienst, gegevenscategorieën, opslaglanden, toegangslanden en toepasselijke waarborgen vast. Een vermelding in dit document of een leeg invulveld geldt niet als toestemming. Van Zoest Service sluit passende verwerkers- en beveiligingsafspraken met de betreffende partijen. Connect is een eigen ZorgRondom-dienst; de expliciete portaalautorisatie, toegestane gegevens en intrekking worden afzonderlijk beheerd en gelogd.

Meetbare serviceafspraken

Beschikbaarheidsdoel en meetwijze: ........................................
Responstijd per incidentcategorie: ........................................
Hersteldoel (RTO) / maximaal gegevensverlies (RPO): ........................................
Huidige externe back-upinrichting: dagelijks vanaf 03:40 Europe/Amsterdam, met spreiding; versleutelde opslag en een geautomatiseerde download-, checksum- en geïsoleerde databaseherstelcontrole. Herstelpunten ouder dan 30 dagen worden na een geslaagde opname en herstelcontrole opgeruimd. Een gemiste of mislukte uitvoering wordt gemonitord; deze beschrijving is geen gevalideerde garantie voor RTO of RPO.
Aanvullende lokale kopieën / eventuele leverancierssnapshots, bewaartermijnen en controle van verwijdering: afzonderlijk vast te leggen; zij vallen ook onder de overeengekomen verwijdergrenzen.
Technische logs: categorieën, criteria en termijn: ........................................
Zorgtoegangslogs: toepasselijke regels en termijn: ........................................
Beveiligingscontact, escalatie en bereikbaarheidsregeling: ........................................

Acceptatie

Deze bijlage wordt ingevuld en samen met het pakket overeengekomen vóór verwerking van zorggegevens. Onbekende landen of toegangsrechten worden niet verondersteld. Het feit dat hosting in Duitsland staat bewijst niet dat alle verwerking of leverancierssupport uitsluitend binnen de EER plaatsvindt. Ondertekening of aantoonbare elektronische acceptatie: ........................................